こんばんは
大槻です。

前回の投稿からだいぶ時間があいてしまいました。。
月も変わってしまいましたね。。すみません。



さて、今日はグループウェアとは一見すると関係なさそうな、でも関係しそうな話題です。



サイボウズは情報共有ソフトウェアのメーカーということもあり、基本的にはグループウェアである「Office 7」や「ガルーン 2」をフル活用して日頃の業務を行っています。


なので、サイボウズでは紙での情報共有はほとんど無いのでは？と思われる方もたまーにいるようです。



もちろん。。。


そんなことはありません。


そして、社内コミュニケーションもグループウェアだけに頼ったものではありません。

例えば、良くありがちな業務以外の社内に関する情報の共有について。


サイボウズ内では当然ですが、「サイボウズ　ブログ2.0」という社内ブログのシステムが入っていますので、こちらで様々な話題が、東京本社・大阪営業所・松山オフィスなどを距離に関係なく共有されています。

ですが、それ以外に社内の様々な出来事などをアナログで共有してみると何か発見があるのではないか？グループウェアだけが全てじゃないだろ？ということで始まったのが「社内報」プロジェクトです。

社内の有志が集まって、月に1回、紙で発行してラウンジなどで配布しています。

これがなかなかおもしろい。
社外秘なのでお見せできないのが残念ですが。。


中でも、先月号で特に私が面白いと思ったのがタイトルに書いた「新入社員人物相関図」です。

こんな感じです。



今年入社した新入社員27名のお互いの相関関係が記されています。

それぞれのメンバーをつなぐ矢印には「憧れ」とか「脅威」とか「師匠」とか「ラーメン仲間」とか思い思いのコメントがつけられています。
本人による本人に対するコメントも書かれており、見ていておもしろいのですが、こういった活動が、グループウェア上での情報共有促進にすごく役に立つんじゃないかと思っています。


なぜでしょうか？


・・・ちょっと長くなったので、次回に続きます・・

前回「続きます」と書きながら、今回は前回の続きではないのですが。。


先週末、台湾に行ってきました。
COMPUTEX（2008年台北国際コンピュータ見本市）にも行ってきましたので、ちょっとそのご紹介を。

先般発表されたアップルの「iPhone」ですが、そのUIについて、これまた先頃発売されたシャープの「SH906i」と、フォトビューワーアプリで比較するブログ記事がありました。

デバイスとインタラクション

「もうあまりに大差がありすぎて悲しくなった。もうdocomoユーザー辞めたから、いいんだけど（笑）。
いろいろあるけど、ここでは「めくる」というインタラクションについて考えてみたい。」

以下がその比較動画になります。

こちらがiPhoneでの挙動。

こちらがSH906iでの挙動。

これを見た皆さんはいかが思われますか？

もちろん、次の写真に移る際のUI（ユーザーインターフェース）の表現の仕方にはいろいろな意見はあるかと思いますが、私としてはそれは個人の感性にゆだねられる部分が大きく、それほど大きな争点には思えません。

それよりこの比較からわかる、使い勝手を決める重要なポイントはむしろ、

１）そもそもの処理速度の速さ

２）ユーザーに操作させる回数を如何に少なくさせるか


この２点ではないかと思います。

１）の点については、動画を見る限りですと圧倒的にiPhoneの方が優れているようです。画像一覧を展開する場面などは悲しいくらいの差がついています。

なので、もしSH906iがiPhoneと同じくらい処理速度が速かったら、このブログの方はまた違った感想をもたれるのではないかな？と感じました。


２）の点については、よく見ますと、SH906iの方は一度「データボックス」をクリックさせてからマイピクチャを起動させています。それに対してiPhoneはホーム画面に既にピクチャアプリアイコンがありますので、一発で起動できています。

　また画像の閲覧画面においても、SH906iの方は、次の画像にいくためにまず一度画面をタップしてコントロールボックスを消してから次の画像を表示する操作が必要になっています。

一方iPhoneは画像を表示したらそのまま次の画像へスクロールさせることができるようになっています。

こうした地道な操作回数の削減がユーザーの使い勝手を良くしているのではないかと思います。

よくプログラムにありがちなUIではありますが、何か操作する際に大項目からひたすら選択方式で絞り込んで目的の画面を表示させる操作をユーザーに強制させるUIがあります。

しかし、ユーザーからすると、普段使う機能やフォルダがデフォルトで表示させてくれればほとんどの用件を満たす、ということが多いのではないでしょうか？



サイボウズのグループウェアもこれらの点には注意を払って開発されています。

１）の速度については最新バージョンの「Office 7」「ガルーン ２」ともに向上しています。Officeについては開発ブログによると全バージョンに比べて３倍も向上しているとのことです。

また、２）について、サイボウズのこだわりは使いやすいと定番のスケジューラー画面です。

グループウェアを使われる方のほとんどが一番利用するアプリケーションを如何に使い勝手の良いものにするかが非常に重要です。

ですので、２）で指摘したように、まずトップメニューがあって、そこでスケジュールを選択するとカレンダーが表示される・・・などというUIは考えられません。サイボウズのグループウェアはアクセスするとまず最初にスケジューラーが表示されるようになっています。

さらに今後も、このスケジューラーは今や当たり前となった感のあるAjax技術などを取り入れてさらに使いやすいものに進化していく予定です。


ITを活用したシステムを考える際には、価格や機能の多さという観点よりもまず、「基本となる機能のレベルの高さ」が重要だと、この記事から感じました。

勉強でもスポーツでも同じですが、「基本が大事」ということですね。

先日発生した「岩手・宮城内陸地震」。

その時自分は、東京にある自宅で寝ていたところ、大きな揺れが来て目が覚めました。
「それほど大きくなかったなぁ」と思ってまた寝たのですが、起きてTVをつけてみると震源地では深刻な災害となっていることに驚きました。


この地震で企業活動にも大きな影響が出ているとのことです。



その中には、私たちサイボウズのお客様も多数いらっしゃいます。


私たちに出来ることは何か。



私たちなりの答えがこちらです。


岩手・宮城内陸地震で被災されたユーザー様への復興支援について



これほど大きな災害が起きたときこそ、復興のために多くの情報を社員の皆様で共有する必要があるはずです。


そこで、このような形で少しでもユーザー様のお役に立てれば、と考えています。


一日も早い復興をお祈りいたしております。

最近たまに耳にするのが、「グループウェアって、もう時代遅れじゃね？」という声。


普段から先進的なWebサービスに触れている若い方にとってはそういう思いがあるのかもしれません。


しかし、難しいのは「グループウェア」は組織の構成員全体で利用できなければ、システムの効果が出にくいということ。


よく「ITリテラシー」などという言葉でくくられるような、ITに対する習熟度が社員の中で様々にある中で、「いまネット上でも最先端の仕組み」を取り入れるというのは、本当にみんなが利用してくれて効果が出るかを考えると、なかなか難しいのかなと思います。

一般的にはまだ新しい仕組みですと、その分導入する側のサポート負担も大きくなると思われますし、手段が目的化してしまいがちです。


「でも、いまどきの有力なITベンチャー企業は、最先端の仕組みを活用して急成長してるんじゃないの？」

と思われる方もいらっしゃるかもしれません。


しかし、実はこういった企業でも、スケジュール管理など、業務のベースとなる情報共有の仕組みにはグループウェアが活用されています。


今回は「サイボウズ Office」をご利用いただいていている有名ITベンチャー企業をご紹介します。
おそらく、皆さんも良くご存知の企業ばかりでは？



・株式会社カカクコム

　→昨年の10周年時に特別制作された記念誌「サイボウズ　ボイス」にユーザー事例としてご登場いただきました。同じビルなんですよ！



・株式会社ミクシィ

　→マーコム部長の野水もハマっているmixi。
　　　10周年記念で笠原社長よりコメントを頂いております



・株式会社サイバーエージェント

　→cybozu.net株式会社でお世話になっております。
　　10周年記念で藤田社長よりコメントを頂いております
　　※サイバーエージェントさんには全社で「ガルーン 2」をご利用いただいております。



・株式会社ドワンゴ

　→ニコニコ動画でおなじみのドワンゴさんには事例ページに登場いただいております。
　　これはニコニコ動画が始まる前の貴重なインタビューですね。。


ベースとなる仕組みはパッケージで手軽に構築し、手間をかけずに運用する。
そして、ビジネスの核となるシステム構築に集中する、という各社のITに対する考え方の表れなのかな、と勝手に推測したりします。


ジェフリー・ムーア氏の著作「ライフサイクルイノベーション」の中で、企業のITに対する投資の考え方として「コア」と「コンテキスト」、「ミッションクリティカル」と「非ミッションクリティカル」の4象限で考えるべき、という主張がなされています。

グループウェアは、まさにこの区分でいくと「コンテキスト」且つ「ミッションクリティカル」なシステムといえるのではないでしょうか。

そのため、自社で開発というような手間もかけず、かといって、サポートに不安があっては困るので実績やサポートに優れた有償製品を選択するという結論になるのではないでしょうか。

このムーア氏の考え方のお手本となるような、前述の企業の姿勢の表れなのかもしれません。

こんな記事がありました。

時系列のリストという見え方 - cameraLady

「ブラウザのお気に入りをちゃんと使ったことがない．試しに使おうとしてみても，なんだか違和感がある．」

「ブラウザのお気に入りの基本の見え方はフォルダツリーで，ソーシャルブックマークでは新着順のリストです．ソーシャルブックマークの方がしっくりくるのは，この見え方に理由があるんじゃないかな．  

 ソーシャルブックマークを使い始めたからそうなったのか，どっちが先かは分からないけれど，ブログや Twitter，他のソーシャル系サービスでも，新着順のリストってのはよくある見え方で，慣れているからすんなり受け入れられる．「最新の数件」が強調される見え方であり，「○○より過去だけど，△△よりは未来のもの」を探しやすい並びだ．」


確かにブックマークって、フォルダ分けで整理しないといけないので、古い情報がどんどん溜まってしまって、ほとんど使われなくなってしまうのが課題でした。

時系列での情報整理と言われて思い出すのは、野口悠紀雄氏が提唱した「超」整理法です。
情報をカテゴライズしないで、単純に時系列でまとめていくというシンプルさが受けて、一躍話題となりました。


同じく情報を扱うグループウェアにおいても、過去の情報がいかに取り出しやすいかというのはとっても大事なポイントです。ここがいけてないと、毎日の業務を進めていく上でストレスが溜まりますよね。。
管理者からすると、これが原因でグループウェアが使われなくなると言うリスクもあります。


スケジューラーや掲示板、社内メールに、Officeドキュメントなど、グループウェア上のアプリケーションごとに散らばる情報を探す際、ユーザーが記憶を手繰り寄せる方法は、

　　「あのアプリケーションに載ってたよな」

というアプリ軸での連想よりも、

　　「確か昨日鈴木さんから連絡が来ていたあの情報はどこだっけ・・」

という時系列軸で探す、ということは非常に多いですよね。



そんなとき、サイボウズのグループウェアならいろいろなアプローチがあります。

まず、おそらくサイボウズ社内でも一番利用頻度の高いのが「通知一覧」機能。


＜私のOffice 7の通知履歴一覧ページ＞


この機能では、過去に自分が受信した情報を時系列で新しいもの順に表示してくれます。

「そういえば昨日、原稿締め切り確認が来ていたけど、どこだったかなぁ・・」なんていうときにこの機能を使うと、すぐに発見することができます。


もちろん、アプリケーションごとの絞込みもできるようになっています。


また、「ガルーン 2」の場合は「通知一覧」画面に書かれている情報の冒頭部分がちょびっと表示されます。


＜私のガルーン　2の「通知一覧」ページ＞


グループウェア以外の他の社内システムからの通知もまとめてこちらで表示できます。

ですので、なんとグループウェア内の情報をさくさく確認する、いわばRSSリーダー的に使えちゃったりします。サイボウズでは、（グループウェアメーカーなので当たり前ですが、、）グループウェア上で大量の情報がやり取りされています。

ですので、こういった機能を利用して、自分に関係ありそうな情報、無さそうな情報をすばやく判断して、情報共有を進めています。


もっと言ってしまうと、「ガルーン　2」の場合は「全文検索サーバー」のオプションもありますので、こちらを使うと、時系列順に、添付ファイルの中身まで含めて検索できてしまうので、めちゃくちゃ便利です。特にグループウェアを活発に利用される組織では必須ではないかな、と思います。


＜全文検索の検索結果ページ＞



次回は、最近「エンタープライズ2.0」としても話題の、「ひと」を中心とした検索とサイボウズのグループウェアについて書きます。